目的 |
アウトバウンドオプションで自動発信を行う際のバッチを作成します。 顧客リストの取り込み先として、キャンペーン内に発信期間を定めた区分を作成します。 例)事前にダイレクトメールを送信し一定期間内に発信を行う。ただし、同じキャンペーンにおいて1月分、2月分で発信先を変更することとする。 |
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対象プラン |
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用語 |
【バッチ】 キャンペーン内でより詳細な区分を行うために用います。 月別に異なる顧客リストに対して、何件発信を行うかなどを決定します。 【コールジョブ】 効率良く発信を行うための抽出条件や発信グループを設定し、エージェント管理・自動発信機能の起動・停止を行います。 |
ポイント |
・コールジョブ単位の自動発信の起動・停止はバッチ>コールジョブの画面から行います。 ※エージェント単位での通話(自動発信)についてはマイアカウントのマニュアルを参照ください。 ・本機能をご利用頂く為には「アウトバウンド」オプションの契約が必要です。 ・本機能は「システム管理者」ロール、及び「スーパバイザ」ロールでキャンペーンのリソース権限が付与されたアカウントで参照、編集が可能です。 |
本マニュアルでは、アウトバウンド業務を開始する準備として、バッチの作成方法を紹介します。
(管理者向けとなります。)
目次
1. バッチの作成方法
1.1 バッチの新規作成
本項目では、自動発信を行う為の顧客リストの割り当て・抽出条件を決定するバッチを作成します。
● イメージ図
手順1.BIZTEL管理画面より「アウトバウンド」>「バッチ」をクリックします。
手順2.「新規」をクリックします。
手順3.必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
バッチ名 |
任意の内容でバッチ名を入力します。 |
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キャンペーン | 作成したキャンペーンを選択します。 |
実施期間 | キャンペーンに対しての発信を行う実施期間を選択します。 |
メモ | 500字以内でご自由に入力ください。 |
手順4.「保存しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
設定内容が反映されていれば設定完了です。
バッチの作成上限に達している場合、新規作成する事ができません。
追加をご要望の場合は弊社までお問い合わせください。
1.2 バッチの実施期間を変更する場合
バッチに設定した実施期間を変更する場合、変更可能条件を満たしている必要があります。
ご利用のバージョンにより変更条件が異なりますので以下を参照し、ご利用中のバージョンに沿った内容を確認ください。
BIZTELバージョン 3.3.11 ~ 3.4.3
・開始日の変更
バッチに登録した開始日を経過していないこと。
・終了日の変更
バッチに登録した開始日を経過していないこと、
※開始日を経過している場合、変更前の終了日より後日付への変更のみ可能です。
BIZTELバージョン 3.4.10 ~ 3.5.20
・開始日の変更
バッチに登録した開始日を経過していないこと。
※開始日を経過している場合、発信履歴のある期間より前日付への変更のみ可能です。
例)08/15に発信履歴がある場合、08/14以前への変更は可能。08/16以降への変更は不可。
・終了日の変更
バッチに登録した開始日を経過していないこと、
※開始日を経過している場合、発信履歴のある期間より後日付への変更のみ可能です。
例)08/15に発信履歴がある場合、08/16以降への変更は可能。08/14以前への変更は不可。
1.3 バッチを削除する場合
以下のいずれかと条件が合致する場合、バッチを削除することができません。
・バッチに登録された顧客リストが存在している、かつ1件でも発信履歴がある場合
・バッチ > コールジョブ内の稼働状況(ジョブアクション)が「稼働中」の場合
※BIZTELバージョン 3.4.10 以降、発信履歴がある状態でも顧客リストの削除後であれば、バッチを削除可能です。
2. バッチの設定方法
2.1 発信グループの設定
バッチを実施する発信グループを選択します。
手順1.作成したバッチの画面から、「発信グループ」をクリックします。
手順2.「編集」をクリックし、バッチを実行する発信グループを選択し、「保存」をクリックします。
手順3.「保存しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
設定内容が反映されていれば作成完了です。
2.2 顧客リストの取り込み
バッチに対しての顧客リストを取り込みます。
手順1.作成したバッチの画面から、「顧客リスト」をクリックします。
手順2.「新規」をクリックします。
手順3.顧客リスト名に任意の名称を入力し、「ファイル選択」から対象のCSVファイルを選択し、「保存」をクリックします。
手順4.「保存しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
設定内容が反映されていれば作成完了です。
CSVファイル形式
CSVファイル形式は以下となります。必要に応じてデータをコピーして利用ください。
ファイル形式:CSV形式テキストファイル
文字コード:SJIS(MS932)
改行コード:CRLF
区切り文字:カンマ
構成:ヘッダ行 + データ行
ヘッダ行:name,kana,tel,remarks
データ行
name(名前):文字制限なし、255文字以内
kana(カナ):文字制限なし、255文字以内
tel(電話番号):半角数字のみ、9~30文字
remarks(備考):文字制限なし、1,000文字
※remarks(備考)はBIZTELバージョン 3.5.0 以降で入力可能です。
備考内で改行する場合は、改行コード「\n」をご利用ください。
※「http」「https」で開始された文字列は「\n」か「半角スペース」までをリンクとみなして表示変換します。
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●CSV作成例
name,kana,tel,remarks
"BIZTEL太郎","ビズテルタロウ","050xxxxxxxx","住所:東京都〇〇区△△\n性別:男性\n年齢:30代"
"BIZTEL花子","ビズテルハナコ","03xxxxxxxx","住所:神奈川県〇〇市△△\n性別:女性"
"BIZTEL翔太","ビズテルショウタ","090xxxxxxxx","住所:北海道〇〇町△△\n性別:男性\n年齢:50代"
● CSVファイルのアップロード上限数に達している場合、アップロードを行うことができません。
● 発信禁止リスト内に登録できる件数は以下となります。
BIZTELバージョン 3.4.10 未満:1,000件 / 1CSV
BIZTELバージョン 3.4.10 以降:3,000件 / 1CSV
● CSV内にエラーがある場合、以下のようなエラー及びエラー内容が出力されたCSVファイルが出力されます。
CSVデータ内に表示されるメッセージから、エラー箇所を修正の上、再度アップロードください。
エラーメッセージ | 対処法 |
---|---|
ヘッダーのみでデータがありません | ヘッダ以下にリストデータの記載がない。 データ行に値を入力ください。 |
name:値がありません |
「name」が空欄の為、値を入力してください。 |
name:'null'は利用できない文字です | 「name」に「null」以外の値を入力してください。 |
name:1文字から255文字までにしてください | 「name」の値を1 ~ 255文字に収めてください。 |
kana:値がありません |
「kana」が空欄の為、値を入力してください。 |
kana:'null'は利用できない文字です | 「kana」に「null」以外の値を入力してください。 |
kana:1文字から255文字までにしてください | 「kana」の値を1 ~ 255文字に収めてください。 |
tel:値がありません |
「tel」が空欄の為、値を入力してください。 |
tel:'null'は利用できない文字です | 「tel」に「null」以外の値を入力してください。 |
tel:書式が正しくありません | 「tel」の値が半角数字のみで入力してください。 |
tel:1文字から30文字までにしてください | 「tel」の値を1 ~ 30文字に収めてください。 |
tel:電話番号の先頭に0を入れてください |
「tel」の先頭文字を「0」にしてください。 |
指定したバッチ内に同一の電話番号が既に登録されています | 「tel」の値が指定したバッチ内に既に番号登録がされています。 別の顧客リスト等と重複していないか確認してください。 |
remarks:1文字から1000文字までにしてください | 備考欄を1 ~ 1000文字に収めてください。 |
カラムの数がヘッダーの数より少ないです |
ヘッダーの数とデータ行の数が一致していません。 データの抜け、「"」の脱字がないか等ご確認ください。 |
顧客リストを削除する場合
以下の条件に一致している場合、顧客リストを削除することができませんのでご注意ください。
・顧客リストを割り当てている発信グループが存在している場合
・バッチ > コールジョブの稼働状況が「稼働中」の場合
※BIZTELバージョン 3.4.10 以降、コールジョブを停止することで削除可能です。
2.3 顧客リストを発信グループに割当てる
顧客リスト内で発信先の割り当てを設定します。
※割り当ての配分は変更することができません。変更する場合は一度リスト割り当ての削除を行ってください。
手順1.作成したバッチ内の「リスト割当」をクリックします。
手順2.「新規」をクリックします。
手順3.取り込んだ顧客リスト名を選択し、登録した発信グループでそれぞれの対応件数を入力します。
※総件数と同じ値を入力ください。
※グループ毎に対応件数を分ける場合、顧客リストを分割の上、それぞれのグループに対応件数を割り当ててください。
手順4.「保存しますか?」と表示後、「OK」をクリックします。
設定内容が反映されていれば登録完了です。
2.4 顧客リストの削除、顧客リストの割り当て削除
顧客リスト自体を削除する場合
発信グループに顧客リストを割り当てている状態でコールジョブが「稼働中」の場合、顧客リストを削除する事はできませんのでご注意ください。
※顧客リストの削除を行うには、コールジョブが停止状態であることを確認後に削除ください。
顧客リストの割り当てを削除する場合
割り当て済みの顧客リストに対して既に自動発信が行われている状態で、コールジョブジョブが「稼働中」の場合、顧客リストの割り当てを削除する事はできませんのでご注意ください。
※顧客リストの再割り当てはできませんので、顧客リストの削除後に再登録を行うか、バッチを再作成してください。
2.5 コールジョブの設定
設定した顧客リストから条件を設定しフィルタリングする事で発信対象を確定します。
フィルタリング例)
・未架電の電話番号を発信対象とする
・3回以上発信した携帯電話を発信対象とする など
手順1.作成したバッチにて、「コールジョブ」をクリックします。
手順2.「新規」をクリックします。
手順3.必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
● コールジョブ情報
コールジョブ名 | 60字以内で任意のコールジョブ名を入力します。 |
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顧客リスト | 取り込んだ顧客リストの中で発信対象とするものを選択します。 |
発信グループ | コールジョブを実施する発信グループを選択します。 ※発信グループにてチェックを入れている発信グループが表示されます。 |
通知番号 |
発信時に通知する番号を選択します。 ※キャンペーンの設定で番号通知「通知しない」の場合、通知番号を選択しても非通知になりますのでご注意ください。 |
● リスト抽出条件
※リスト抽出条件に顧客リスト内の備考欄の値を指定することはできません。
電話種別 | 顧客リストの中から「携帯電話」か「固定電話」のどちらを抽出して発信するか選択します。 |
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発信回数 |
発信する電話番号に対して、何回発信しているかを選択します。 例) ・どちらも「選択なし」の場合、すべてのリストを抽出します。 ・未発信のリストのみ抽出する場合、以上を「選択無し」、以下を「0」にします。 ・0~2回発信した実績のある電話番号を抽出する場合、以上を「0」、以下を「2」にします。 |
前回発信時間帯 |
発信する電話番号に対して、前回の発信時間を選択します。 例)本日は「12:00 ~ 17:00」で業務を行うため、前回の発信時間を「10:00 ~ 12:00」として該当時間帯に発信した電話番号を抽出します。 |
● 備考
連絡事項 |
500字以内でご自由に入力ください。 |
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手順4.「保存しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
設定内容が反映されていれば作成完了です。
※BIZTELバージョン 3.4.10以降、コールジョブ内の以下項目名の表示が変更されています。
「稼働状況」が「ジョブ状況」へ変更。
「アクション」が「ジョブアクション」へ変更。
コールジョブの作成上限に達している場合、新規作成は不可となります。
作成が必要な場合は、弊社までお問い合わせください。
2.6 コールジョブ作成後の画面
コールジョブ作成後はコールジョブが一覧表示され、以下の項目が表示されます。
ID | 作成時に割り振られる一意のIDを表示します。 |
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名称 | コールジョブ作成時に設定した名称を表示します。 |
顧客リスト名 | コールジョブ実行時に発信先として設定した顧客リスト名を表示します。 |
発信グループ | 顧客リストに発信を行う発信グループを表示します。 |
割当件数 | コールジョブにて割当てされている顧客リストの件数を表示します。 |
対象件数 | 本項目はコールジョブ起動後に反映されます。 コールジョブで指定したリスト抽出条件の内容に合致する対象件数を表示します。 |
残件数 | 本項目はコールジョブ起動後に反映されます。 対象件数内の自動発信がされていない件数を表示します。 |
通知番号 | 自動発信時にお客様に通知される電話番号を表示します。 ※キャンペーンで通知番号を表示しない設定としている場合、選択状態でも非通知となります。 |
連絡事項 | コールジョブ作成時に記載した連絡事項が表示されます。 ※管理者、エージェント両方の画面で表示されます。 |
作成日時 | コールジョブを作成した日時を表示します。 |
更新日時 | コールジョブを更新した日時を表示します。 |
ジョブ状況 | コールジョブの起動状態を表示します。 |
ジョブアクション | コールジョブの起動・停止を行うボタンを表示します。 |
表示中のコールジョブをクリックする事でリスト抽出条件を確認することが可能です。
2.7 コールジョブ作成時の注意事項
同バッチ内で同じリスト抽出条件のコールジョブを複数作成する場合、1つの電話番号に対し、複数回発信される可能性がありますのでご注意ください。
イメージ図
以下図のようにコールジョブ①、コールジョブ②にて同じ電話番号が抽出されるコールジョブを作成したとします。
管理者にてコールジョブ①・②を起動すると、双方のコールジョブにて同じ内容の電話番号が抽出される。
エージェントがコールジョブを実行すると、同じ内容の抽出リストを参照して発信されるため、同じ電話番号に対して複数回発信される可能性がございます。
回避方法
・リスト抽出条件を同一にしない(携帯電話と固定電話で分けるなど)
・顧客リストを分割して登録する
尚、BIZTELバージョン 3.7.0 以降、同じ顧客リスト及びリスト抽出条件でコールジョブを実行した場合、同一の電話番号が複数のコールジョブに抽出されないため、設定変更を行わず回避が可能です。
※ただし、別のバッチ内に同一の電話番号が含まれている場合、別業務の扱いとなるため、同一の電話番号宛の自動発信は行われますのでご注意ください。
3. 管理者によるコールジョブの起動・停止
3.1 管理者によるコールジョブの起動
作成したコールジョブは「起動」を行う事で、自動発信が開始可能な状態となります。
管理者の方は、業務開始前に「コールジョブ」タブからコールジョブを実行ください。
コールジョブ実行時の注意事項
・BIZTELバージョンによって、コールジョブの同時実行上限が異なりますのでご注意ください。
BIZTELバージョン 3.3.11 ~ 3.5.3:コールジョブを 2つまで同時実行可能です。
BIZTELバージョン 3.5.10 ~ 3.5.12:コールジョブを 5つまで同時実行可能です。
・顧客リストの電話番号への自動発信は「起動」状態でも行われません。エージェントがマイアカウント>コールジョブで「アクション」内の「開始」を行うことにより、自動発信が行われます。詳細は「マイアカウント」を参照ください。
・管理者、エージェントによって業務開始時間前にコールジョブが起動された場合でも、自動発信が開始されるのは、業務開始時間になってからとなります。
・「キャンペーン」で対話結果が設定されていない場合、コールジョブを起動できませんのでご注意ください。
3.2 管理者によるコールジョブの停止
業務時間を過ぎた、業務が完了したコールジョブを停止する事で自動発信を停止します。
管理者の方は、業務終了後に「コールジョブ」タブからコールジョブ停止ください。
コールジョブ停止時の注意事項
● 利用しないコールジョブの誤選択防止の為、停止または削除を推奨します。
※対象の発信グループに所属しているエージェントについては、エージェント操作画面にあたる、「マイアカウント」>「コールジョブ」に起動状態のコールジョブがすべて表示されます。
※コールジョブを停止できない場合は、コールジョブ起動状態のエージェントがいないかご確認ください。
● 当日の業務終了後、コールジョブは停止を推奨します。
4. エージェントによるコールジョブの実行・停止
4.1 エージェントによるコールジョブの実行
エージェントがコールジョブを実行するまでの手順を紹介します。
手順1.エージェントにてBIZTEL管理画面へログインします。
手順2.「アカウント」>「マイアカウント」をクリックします。
手順3.上部タブより「コールジョブ」をクリックします。
手順4.実行するコールジョブのアクション欄から「開始」をクリックします。
※この際、下図のように実行予定のコールジョブが表示されていない場合は、コールジョブが起動されているかご確認ください。
手順5.実施内容の確認ポップアップが表示後、内容に問題なければ「OK」をクリックします。
手順6.コールジョブが開始されると待機画面へ遷移し、ソフトフォンへBIZTEL(内線番号:0011)からの着信が入りますので応答します。
※応答すると「ログインしました」とガイダンスが流れます。
手順7.応答後、待機画面へ遷移しますので、お客様との通話成立までお待ちください。
待機画面へと遷移後、顧客リストへ登録されたお客様への自動発信が開始されます。
お客様通話開始後の手順については、次項「」を参照ください。
※待機中の画面には待機時間、顧客リストの残件数が表示されます。
4.2 エージェントによるコールジョブの停止
・エージェントでのコールジョブの停止は、業務終了時に自動停止される為、エージェントによる手動停止は不要です。
・正常に終了操作ができずに業務終了した場合、エージェントにてコールジョブを再開する必要があります。
5. コールジョブ実行時のエージェント側動作
コールジョブ実行後、通話成立~通話終了及び後処理までの動作を紹介します。
手順1.待機状態からお客様との通話が開始されると、「ピー」と音が鳴ります。
※待機中はBIZTELの保留音が再生されます。
手順2.通話開始に合わせて、お客様との通話履歴入力画面が表示されます。
● 基本情報
基本情報は通話中のお客様の情報が表示されます。
名前 | 顧客リストに登録されている名前の情報が表示されます。 |
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フリガナ | 顧客リストに登録されているフリガナの情報が表示されます。 |
電話番号 | 顧客リストに登録されている電話番号の情報が表示されます。 |
お客様通話切断 |
お客様との通話を切断する場合は「お客様通話切断」ボタンから切断ください。 |
※万が一、お客様より通話を切断頂けずオペレーターから切断する場合は、管理画面上の「お客様通話切断」ボタンを押してください。ソフトフォンで通話を切断した場合、コールジョブが実行されなくなります。万が一ソフトフォンから切断した場合は、コールジョブの再開が必要です。
● 発信履歴
対象のお客様に対しての発信履歴が表示されます。
発信日時 | 前回までの発信日時が表示されます。 |
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登録日時 | レコードが登録された日時が表示されます。 |
相手先番号 | 対象のお客様と通話した際の電話番号が表示されます。 |
対話者 | 前回までの発信にて、通話成立時のお客様の続柄が表示されます。 |
対話結果 | 前回までの発信に対しての対話結果が表示されます。 |
次のアクション | 前回までの発信に対しての次のアクションが表示されます。 |
通話時間 | 前回までの発信に対しての通話成立時の通話時間が表示されます。 |
発信・登録担当者 | 前回までの発信に対しての発信もしくはレコードを更新した担当者が表示されます。 |
メモ | 前回までの発信に対してのメモが表示されます。 |
● 結果入力
お客様との通話結果を入力します。
対話者 |
通話成立時に誰が対応したかを選択します。 本人 :顧客リストに登録されている本人が応対した場合に選択します。 その他:顧客リストに登録されている本人以外(家族等)が応対した場合に選択します。 |
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対話結果 | キャンペーン毎に登録した対話結果から選択します。 |
電話番号(その他) | お客様から違う番号への再発信依頼などを受付けた際に入力します。 |
次のアクション |
お客様に対しての次のアクションを選択します。 自動発信継続 :お客様より日時指定無しの再発信依頼時に指定します。 再発信日時選択:お客様より日時指定有りの電話希望があった際に選択します。 完了 :お客様との応対が完了した場合に選択します。 |
再発信日時 | 「次のアクション」にて「再発信日時選択」を選択した場合に表示されます。 約束日時を選択します。 |
メモ | 応対に必要なメモがある場合に5000文字以内で入力します。 |
● 保存後のステータス
発信業務を継続する | 発信業務を継続する際に選択します。 |
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休憩中 | 休憩する際に選択します。 |
離席中 | 離席する際に選択します。 |
発信業務を終了する | 発信業務を終了する際に選択します。 |
手順3.通話終了後、「お客様通話切断」から通話を終了します。
※手順3、手順4については、エージェントから通話の切断が必要な場合の操作です。
不要な場合、手順5から実施ください。
手順4.「切断しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
手順5.必要事項を入力後、「保存」をクリックします。
手順6.「保存しますか?」の表示後、「OK」をクリックします。
「発信業務を継続する」「休憩中」「離席中」を選択時は、待機画面に戻ります。
※下図は休憩時の待機画面です。
「発信業務を終了する」を選択時は、コールジョブ選択画面に戻ります。
発信業務を再開する場合は「再開」をクリックします。
BIZTELバージョン 3.5.0 以降は、「休憩中」「離席中」の画面から終了することが可能です。
通話時の注意事項
1.ソフトフォンで応答後、ソフトフォンで通話切断やステータス変更は行わないでください。
※ソフトフォン上で切断ボタンを押すと、アウトバウンド待機状態が解除される為、エージェントにてコールジョブを再度開始する必要があります。
2.エージェントから通話切断をする場合は、管理画面上の「お客様通話切断」から切断ください。
3.休憩や離席のステータス変更は管理画面上の「保存後のステータス」から変更ください。
※アウトバウンド待機状態でソフトフォンにてステータス変更した場合、お客様には既に自動発信が行われており、お客様応答後にオペレーターなしの状態になります。
(トラブルになりやすい動作の為、利用しないようご注意ください。)
4.お客様との通話中に保留を行いたい場合はソフトフォン上の「保留」ボタンを押し、解除する際は同「保留」ボタンを押してください。
5.お客様との通話中に転送を行う場合はソフトフォン上でダイヤル入力で「*転送」を利用してください。
<操作方法>
①通話中に「*」ボタンをクリックします。通話が保留になり、転送待機状態になります。
② 「転送先の内線番号」+「#」をダイヤルしてください。
③ 転送先内線の方が応答したら転送することを伝え、切断ボタンで転送を完了します。
※転送後、エージェントは待機中の状態が解除されてしまいます。コールジョブを再開する必要がありますのでご注意ください。
6.ソフトフォン上のパークボタンを利用するとアウトバウンド待機状態が解除されますので利用しないようご注意ください。
※ソフトフォン上の「転送」ボタン、「パーク」ボタンについては無効化することが可能です。
詳細は「2.「ソフトフォン」メニューの設定(BIZTELバージョン 3.3.X 以降)」をご確認ください。
6. コールジョブ停止時の注意事項
コールジョブは、エージェントがコールジョブ実行状態の場合、停止できませんのでご注意ください。
※待機画面やお客様通話画面にて、ブラウザを×で閉じたり、強制的にPCをシャットダウンする等、正常な終了操作以外で業務を終了した場合、エージェントが業務継続中であると判断されてしまい、管理者にてコールジョブの停止する事ができません。
上記のような状態となった場合、該当のエージェントにて、コールジョブを再開の上、正しい終了操作を行ってください。
7. ジョブモニタ
コールジョブ実行中は、ジョブモニタでエージェントの稼働状況の確認、モニタリング・ささやきが可能です。
※ジョブモニタはシステム管理者ロール及び、スーパバイザロールキャンペーンのリソース権限を付与したアカウントで参照が可能です。
※詳細は「9.ジョブモニタ」を参照ください。
8. 関連マニュアル
自動発信業務を開始する為に必要な設定 | |
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発信グループの作成をしたい | 1.発信グループ |
発信ルールを作成したい | 2.発信ルール |
キャンペーンを設定したい | |
バッチの設定をしたい |
5.バッチ(BIZTELバージョン 3.3.10 ~ 3.5.20) |
自動発信業務の開始後の操作 | |
顧客へ再発信したい | 1.再発信管理 |
顧客リストを見たい | 2.顧客検索 |
発信履歴を見たい | |
レポートを出力したい |
4.キャンペーンレポート(BIZTELバージョン 3.4.X まで) 5.キャンペーンレポート(BIZTELバージョン 3.5.0 以降) 6.結果レポート(BIZTELバージョン 3.4.X まで) |
エージェントの状態をチェックしたい | |
自動発信業務の設定例 | |
プレディクティブ発信 | 1.アウトバウンド設定例(プレディクティブ発信) |
プログレッシブ発信 | 2.アウトバウンド設定例(プログレッシブ発信) |
アウトバウンド業務の制限事項 | |
制限事項を確認したい | 1.アウトバウンド業務の各種機能での制限事項 |