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目的 |
発生した折り返し呼の情報を一覧から確認し、担当者の割り当てや対応状況の記録を行います。 |
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| 対象プラン | |
| 用語 |
折り返し呼 ワークスペース |
| ポイント |
・BIZTELバージョン 3.10.0 以降で利用可能です。 ・折り返し呼管理の機能性で、折り返し電話が必要な呼の情報を明確にすることが可能となりました。 ・本機能を利用する場合は、折り返し呼管理機能を事前に設定ください。 ・折り返し呼を録音データとして登録いただくためには「折り返し呼管理 メッセージ録音」オプションのご契約が必要です。 |
目次
1. 折り返し呼履歴の検索方法・画面の見方
「折り返し呼履歴」の検索方法、及び画面の見方を紹介します。
1.1 検索方法、画面の見方
手順１．BIZTEL管理画面より「コールセンター」>「折り返し呼管理」をクリックします。
手順２．検索画面が表示されるため、任意の検索条件を入力し、「検索」をクリックします。
| 期間 | 折り返し呼が登録された期間を検索対象とします。 |
|---|---|
| コールセンター名 | 折り返し呼が登録されたコールセンターを検索対象とします。 |
| 業務ラベル名 | 折り返し呼が登録された業務ラベルを検索対象とします。 |
| 担当者 | 折り返し呼に対して登録されている担当者（エージェント）を検索対象とします。 |
| 対応状況 |
折り返し呼の対応状況を検索対象とします。 未完了 完了 |
| 相手の番号 | 発信者の電話番号を検索対象とします。 |
| こちらの番号 | 着信したコールセンターの内線番号を検索対象とします。 |
| リクエストID | 通話に紐づく一意のIDを検索対象とします。 |
手順３．検索結果が表示されるため、内容を確認します。
| ID | 履歴に紐づく一意のIDです。 |
|---|---|
| 登録日時 | 折り返し呼が登録された日時です。 |
| 着信日時 | 折り返し呼が着信した日時です。 ※初期状態では、非表示になっています。 |
| 担当者 | 折り返し呼を対応する担当者の名前です。 空欄の場合は、担当者の割り当てがされていません。 |
| 対応状況 |
該当のレコードの対応状況です。 未完了 完了 |
| コールセンター名 | 折り返し呼が登録されたコールセンター名を表示します。 |
| 業務ラベル名 | 折り返し呼が登録された業務ラベル名を表示します。 |
| 相手の番号 | 発信者の電話番号を表示します。 |
| こちらの番号 | 着信したコールセンターの内線番号を表示します。 |
| リクエストID | 通話に付与される一意のIDを表示します。 |
| 録音 | 折り返し登録時に録音する設定となっている場合、録音データを表示します。 ※再生のみ可能です。管理画面からダウンロードを行うことはできませんのでご注意ください。 ※「録音一括ダウンロード」オプションをご契約の場合、録音一括ダウンロードサーバからダウンロード可能となります。 |
| メモ | エージェントによりメモの登録を行っている場合、登録されたメモの内容が表示されます。 また、1,000文字以内で任意の内容で登録可能です。 |
・表示された検索結果は、「絞り込み」からデータの絞り込みが可能です。
複数条件を絞り込みする場合は、「キーワード（スペース）キーワード」の形式で入力ください。
・検索結果が1ページに表示しきれない場合は、以下の矢印マークからページの切り替えが可能です。
・表示内容は、画面右側のハンバーガーメニュー（ 三 のアイコン）をクリックする事で編集可能です。
詳細画面を表示する
表示された検索結果のレコードをクリックすることで詳細画面を表示することが可能です。
1.2 折り返し呼履歴の保持期間について
・折り返し呼履歴の保持期間は、「システム設定」>「履歴保持期間」の日数に従います。指定した日数を経過すると、折り返し呼に紐づく「発着信履歴」が削除され、「折り返し呼履歴」も削除されます。
・折り返し呼履歴に紐づけされる録音データは 200 通話分となります。折り返し呼履歴に紐づけされる録音データは録音一括ダウンロードオプションをご契約いただくことで、録音一括ダウンロードサーバよりダウンロードが可能となります。
2. CSVダウンロード
検索結果は画面右上の「CSVダウンロード」にてダウンロードが可能です。
注意事項
CSVダウンロードについては、検索上限を超えた件数をダウンロードすることはできません。
検索上限を超えた件数をダウンロードする場合は、「3. 非同期検索」をご利用ください。
3. 非同期検索
履歴検索時に上限を超えた場合、以下のようなエラーが表示されます。
エラーが表示された場合は、非同期検索にて、検索結果をダウンロードのうえご確認ください。
3.1 非同期検索で検索結果のCSVデータを作成する
手順１．画面右側の「非同期検索」をクリックします。
手順２．検索条件を入力し、画面中央の「非同期検索」をクリックします。
※検索メモはご自由に入力ください。
手順３．「保存しますか？」と表示後、「OK」をクリックします。
非同期検索の実行後、検索日時が記録された行が表示されます。
作成直後の状況は「未処理」となりますが、「処理中」→「正常終了」と遷移しますので、
「正常終了」が表示されたらダウンロード可能となります。
画面は自動で更新されませんので、更新ボタンをクリックするか、ブラウザをリロードください。
※取得件数が多いほど時間が掛かる場合がございます。
手順４．状況が「正常終了」になったことを確認後、ダウンロードアイコンをクリックします。
3.2 非同期検索の処理結果をメールで受信する
非同期検索は処理完了まで時間が掛かる可能性があるため、処理完了をメール通知することが可能です。
尚、検索するアカウントメールアドレスの登録が必須となりますので、未登録の場合は、アカウントメニューからメールアドレスを登録ください。
※CSVデータを添付することはできませんので、BIZTEL管理画面からダウンロードください。
● 通知メール例
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件名：BIZTEL：非同期履歴検索通知 ------------------------------------------------------------ 本文 ※本メールはBIZTELサーバより自動で送信されております。 非同期検索処理が完了しました 登録日時: 2024-07-16 17:59:14 [履歴画面] ※履歴画面 を押すことが出来ない場合は以下のURLをコピーしてブラウザのアドレスバーに貼り付けてください |
※[履歴画面]はHTML形式の場合、BIZTELサーバへ接続可能なボタンが表示されます。
※通知メールの件名、本文の内容は変更できません。
3.3 非同期検索の注意事項
・非同期検索は、検索条件を10件まで保存することが可能です。不要になった検索条件はゴミ箱アイコンから削除してください。
・非同期検索の作成に失敗した場合、「異常終了」と表示されます。異常終了と表示された場合は、再度非同期検索を実行してください。