| 目的 |
夏季休業や年末年始休業時のカレンダー設定例を紹介します。 |
|---|---|
| 対象プラン |
|
| 用語 | 特にありません。 |
| ポイント |
夏季休業や年末年始等の長期休業や、設立記念日といった単発的な休暇に対応する為の設定を紹介します。 |
本マニュアルの補足
● 本マニュアルでは、カレンダーの共通ルール、個別ルール毎に設定方法を紹介します。
●本マニュアルでは「コールセンター」のカレンダー適用例となりますが、「電話端末」、
「着信グループ」、「 IVR 」へ読み替えて頂くことで同様の設定が可能です。
関連マニュアル
目次
※項目名をクリックいただく事で項目が展開され、参照したい手順へ移動できます。
1. 共通ルールを使用して長期休業日を設定する
● 共通ルールを利用するケース
複数のコールセンターを運用中で、同一の設定(同じガイダンスを流したい)を行いたい場合、１つの設定を作成し複数のコールセンターに適用が可能です。
● 設定例
本マニュアルでは、以下の設定例を紹介します。
● 2020年08月08日～2020年08月16日を夏季休業とする。
● 夏季休業期間は、終日電話を受け付けない方針である。
● 通常は、09:00 ～ 18:00 に電話受付を行い、営業時間外・土日祝日は電話を受け付けない運用。
● コールセンターとして、08月11日～08月14日を着信が入らないようにしたい。
● コールセンターとして、08月08日～08月16日までの間、夏季休業ガイダンスを流したい。
1.1 カレンダーの設定を確認する
まず初めに夏季休業期間を設定したいコールセンターのカレンダー設定を確認します。
今回は「コールセンターA」を例に確認します。
● コールセンターA の現在の設定状況
解説
● コールセンターA は「共通カレンダールール」から「営業日：09:00 - 18:00、休業日：土日・祝」の
デフォルトルールを選択して運用しています。
● 「共通カレンダールール」は「共通設定」>「共通時間帯ルール」の「営業日②、休業日②」を組み合わせて登録しています。
「営業日②」は00:00 ～ 09:00 、18:00 ～ 24:00の間に着信した場合、営業時間外のガイダンスを流す設定です。
「休業日②」は00:00 ～ 24:00の間に着信した場合、営業時間外のガイダンスを流す設定です。
現在の登録状況では、夏季休業期間にお客様に休業の旨をお伝えする設定を行うには情報が足りません。
夏季休業期間用の設定を追加しましょう。
1.2 カレンダーに登録する為の準備工程
カレンダーの設定に必要な準備は以下となります。
① 共通ガイダンスを作成する。
② 共通着信ルールを作成する。
③ 共通時間帯ルールを作成する。
上記の３工程が完了後、カレンダーに反映させる事ができます。
1.3 共通ガイダンスを作成する
夏季休業期間用にガイダンスの作成を行います。
手順１．「共通設定」>「共通ガイダンス」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．以下の設定で、音声を作成し、「登録」をクリックします。
| ガイダンス種別 |
音声合成 ※音声合成はオプション契約が必要となります。 |
|---|---|
| ガイダンス名 | 夏季休業用ガイダンス ※任意登録です。 |
| 音声テキスト |
お電話ありがとうございます。恐れ入りますが、休業期間中の為、 |
| 音量（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 速度（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 音程（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| ファイルサイズ | 自動反映 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
以上で、音声ガイダンスの準備が完了です。
1.4 共通着信ルールを作成する
作成した音声ガイダンスを適用する着信ルールを作成します。
手順１．「共通設定」>「共通着信ルール」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．以下の内容で設定し、「登録」をクリックします。
| 着信ルール名 | 夏季休業用着信ルール ※任意登録です。 |
|---|---|
| 着信ルール種別 |
ガイダンス |
| ガイダンス名 |
「1.3 休業期間用の共通ガイダンス」にて作成した設定を選択します。 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
1.5 共通時間帯ルールを作成する
作成した着信ルールを適用する共通時間帯ルールを作成します。
手順１．「共通設定」>「共通時間帯ルール」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．共通時間帯ルール名を入力し、「登録」をクリックします。
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
手順５．「時間帯ルール」>「編集」をクリックします。
手順６．「 + 」をクリックし、時間帯、適用するルールをプルダウンから選択後、「登録」をクリックします。
| 時間帯 | 00 : 00 ～ 24 : 00 ※終日着信を受けないようにします。 |
|---|---|
| 着信ルール |
プルダウンから「1.4 共通着信ルールを作成する」にて作成した共通着信ルールを選択します。 |
手順７．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
1.6 作成した共通ルールをカレンダーに登録する
作成した共通ルールをカレンダーに適用してみます。
手順１．コールセンターのカレンダーをクリックします。
手順２．「編集」をクリックし、該当日のプルダウンを開きます。
作成した「共通時間帯ルール」が表示されています。
手順３．休業日に対して、作成したルールを適用し、「登録」をクリックします。
※個別で設定変更した箇所は「★」マークが付与されます。
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
以上で、休業日の設定は完了です。
設定例の 08月08日 ～ 08月16日は夏季休業ガイダンスが流れ、着信が入らない設定となっています。
※共通ルールとして作成した本設定は、別のコールセンターでも同じ設定を行うことにより、同じ動作(08日08日～08日16日まで夏季休業ガイダンスを再生)を行うことができます。
2. 個別ルールを使用して長期休業日を設定する
前項では共通ルールを利用して、夏季休業期間の設定を行いました。本項では、個別設定を利用して夏季休業を設定します。
● 個別ルールを利用するケース
複数のコールセンターを運用中にそれぞれ個別の設定(別々のガイダンスや期間設定)を行うことが可能です。
● 設定例
設定は、前項でも紹介した「コールセンターA」を元に設定します。
● 2020年08月11日～2020年08月14日は夏季休業とする。
●2020年08月08日～2020年08月10日、2020年08月15日～2020年08月16日は夏季休業ではなく、通常の営業日設定（普段の休業日ガイダンス）とする。
● 2020年08月31日が会社の設立記念日として、臨時休業することになった。
個別でルールを作成し、反映する手順を紹介します。
2.1 カレンダーに登録する為の準備工程
個別ルールを反映させる為には、以下の工程が必要です。※共通ルールと同様です。
① 個別ガイダンスを作成する。
② 個別着信ルールを作成する。
③ 個別時間帯ルールを作成する。
2.2 個別ガイダンスを作成する
・夏季休業用に個別ガイダンスの作成を行います。
・創業記念日用に個別ガイダンスの作成を行います。
手順１．コールセンターメニュー上部のタブを展開し、「個別ガイダンス」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．以下の設定で、夏季休業用・設立記念日用の音声を作成し、「登録」をクリックします。
● 夏季休業用ガイダンス
| ガイダンス種別 |
音声合成 ※音声合成はオプション契約が必要となります。 |
|---|---|
| ガイダンス名 | 臨時休業 ※任意登録です。 |
| 音声テキスト |
お電話ありがとうございます。本日は、電話をお受けする事ができません。 |
| 音量（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 速度（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 音程（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| ファイルサイズ | 自動反映 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
● 夏季休業用ガイダンス
| ガイダンス種別 |
音声合成 ※音声合成はオプション契約が必要となります。 |
|---|---|
| ガイダンス名 | 夏季休業 ※任意登録です。 |
| 音声テキスト |
お電話ありがとうございます。恐れ入りますが、休業期間中の為、 |
| 音量（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 速度（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| 音程（%） | デフォルト（100） ※任意で調整ください。 |
| ファイルサイズ | 自動反映 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
手順２～手順４を再度実施し、夏季休業等用・設立記念日用のガイダンスを作成します。
2.3 個別着信ルールを作成する
「2.2 個別ガイダンスを作成する」で作成したガイダンスを適用する個別着信ルールを作成します。
手順１．コールセンターメニュー上部のタブを展開し、「個別着信ルール」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．以下の内容で設定内容を入力し、「登録」をクリックします。
● 設立記念日用
| 着信ルール名 | 臨時休業 ※任意登録です。 |
|---|---|
| 着信ルール種別 |
ガイダンス |
| ガイダンス名 |
「2.3 個別着信ルール」にて作成した設定を選択します。 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
● 夏季休業用
| 着信ルール名 | 夏季休業 ※任意登録です。 |
|---|---|
| 着信ルール種別 |
ガイダンス |
| ガイダンス名 |
「2.3 個別着信ルール」にて作成した設定を選択します。 |
| メモ | ご自由に記入ください。 |
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
手順２～手順４を再度実施し、夏季休業等用・設立記念日用の個別着信ルールを作成します。
2.4 個別時間帯ルールを作成する
作成した個別着信ルールを適用する個別時間帯ルールを作成します。
手順１．コールセンターメニュー上部のタブを展開し、「個別着信ルール」をクリックします。
手順２．画面右上の「新規」をクリックします。
手順３．「 + 」をクリックし、時間帯、適用するルールをプルダウンから選択後、「登録」をクリックします。
● 設立記念日用
| 時間帯ルール名 | 臨時休業 ※任意登録です。 |
|---|---|
| メモ |
ご自由に記入ください。 |
| 時間帯 |
休業日は終日電話を受けない設定とする為、00:00 ～ 24:00と入力します。 |
● 夏季休業用
| 時間帯ルール名 | 夏季休業 ※任意登録です。 |
|---|---|
| メモ |
ご自由に記入ください。 |
| 時間帯 |
休業日は終日電話を受けない設定とする為、00:00 ～ 24:00と入力します。 |
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
手順２～手順４を再度実施し、夏季休業等用・設立記念日用の個別時間帯ルールを作成します。
2.5 作成した個別ルールをカレンダーに登録する
作成した個別ルールをカレンダーに適用します。
手順１．コールセンターのカレンダーをクリックします。
手順２．「編集」をクリックし、該当日のプルダウンを開きます。
● 設立記念日用
● 夏季休業用
手順３．休業日に対して、作成したルールを適用し、「登録」をクリックします。
手順４．「登録しますか？」と表示後、OKをクリックします。
以上で、個別ルールでの休業日の設定は完了です。
設定例の 08月11日 ～ 08月14日は夏季休業ガイダンス、08月31日は設立記念日のガイダンスが流れ、着信が入らない設定となっています。
※設立記念日(08月31日)の設定部分については、「1. 共通ルールを使用して長期休業日を設定する」の夏季休業同様、共通ルールで設定を行うことで、複数のコールセンターへ適用も可能です。