| 目的 |
共通電話帳および端末電話帳に、CSV形式のファイルを一括してアップロードします。 |
|---|---|
| 対象プラン |
|
| 用語 |
CSVファイル 共通電話帳 端末電話帳 |
| ポイント |
一括アップデートをする前に、あらかじめ5件ほどデータが入ったCSVファイルをアップロードし、 一括アップロードは、既に登録済みの電話帳に対してCSVファイルの内容を追加登録します。 登録できるアドレスの標準の上限は1,000件となります。 |
目次
1. CSVファイルを作成する
CSVファイルを新規作成する際のルールを紹介します。
※新規作成する際は電話帳にデータが登録された状態でCSVファイルをダウンロードし、追記する形で更新するとスムーズに作成可能です。
1.1 アドレス（個人）を登録する場合
個人単位でアドレス帳を登録する場合に、下記の形式でテキストエディタ等にデータを作成します。
ヘッダ行：
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
データ行：
"USER","名称","電話番号","携帯番号","Fax番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
※ヘッダ行は先頭行に1つだけ作成し、ヘッダ行の下に登録するアドレス数分のデータ行を作成します。
※データは全てダブルクォーテーション(“）で囲みます。
※省略するデータがある場合は、「,””,」と記載します。
例：FAX番号とメールアドレスを省略する場合
"USER","名称","電話番号","携帯番号","","","会社名","部門名","メモ"
ファイルを作成したら、ファイル名に拡張子「.csv」をつけて保存します。
● 作成例
コピーして利用する際は、各項目を修正した上でご利用ください。
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"USER","BIZTEL 太郎","03-XXXX-XXXX","090-XXXX-XXXX","03-XXXX-XXXX","abcde@aaaaa.co.jp","〇〇株式会社","□□部","重要取引先"
1.2 グループ（組織）を登録する場合
会社や部署単位でアドレス帳を登録する場合に、下記の形式でテキストなどにデータを作成します。
ヘッダ行：
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
データ行：
"GROUP","名称","電話番号","","Fax番号","メールアドレス","","","メモ"
※ヘッダ行は先頭行に1つだけ作成し、ヘッダ行の下に登録するグループ数分のデータ行を作成します。※データは全てダブルクォーテーション(“）で囲みます。
※先頭カラムはGROUP固定です。
※省略するデータがある場合は、「,””,」と記載します。
例：メールアドレスを省略する場合
"GROUP","名称","電話番号","携帯番号","Fax番号","","会社名","部門名","メモ"
【注意事項】
※「グループ（組織）」の電話帳には「アドレス（個人）」にある、「携帯番号」、「会社名」、「部門名」欄が無いため、該当する箇所をダブルクォーテーション（赤字箇所）で囲みます。
"GROUP","名称","電話番号","","Fax番号","メールアドレス","","","メモ"
ファイルを作成したら、ファイル名に拡張子「.csv」をつけて保存します。
● 作成例
コピーして利用する際は、各項目を修正した上でご利用ください。
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP","〇〇株式会社","03-XXXX-XXXX","","03-XXXX-XXXX","abcde@aaaaa.co.jp","","","重要取引先"
1.3 階層構造のある電話帳を登録する場合
BIZTEL管理画面の電話帳に、一括して企業の下に部門、個人というように、階層構造のデータをアップロードします。
※階層構造とは
ヘッダ行：
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
データ行：
"GROUP","グループ名","電話番号","","FAX番号","メールアドレス","","","メモ"
"","USER","名前","電話番号","携帯番号","FAX番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
"","USER","名前","電話番号","携帯番号","FAX番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
"GROUP","グループ名","電話番号","","FAX番号","メールアドレス","","","メモ"
"","USER","名前","電話番号","携帯番号","FAX番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
"","USER","名前","電話番号","携帯番号","FAX番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
"","USER","名前","電話番号","携帯番号","FAX番号","メールアドレス","会社名","部門名","メモ"
※ヘッダ行は先頭行に1つだけ作成し、ヘッダ行の下に登録するグループとアドレス数分のデータ行を作成します。
※文頭にダブルクォーテーション（""）で囲むたびに、データが一段下の階層に反映されます。
※先頭カラムはUSER固定です。
※グループ電話帳の階層構造は10階層までに制限されています。
（10階層を超える登録を行うとエラーとなり、登録内容が反映されません）
複数階層を設ける場合の注意事項
複数の階層構造を設ける場合、ヘッダーと記載する箇所が一列ずつずれていきます。
それに伴い、階層が増えるにつれて修正箇所も一列ずれる為、注意してください。
１つの階層毎に「""」を追記ください。
ヘッダー "node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
1階層目 "node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
2階層目 "","node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
3階層目 "","","node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
例）〇〇株式会社〇〇部〇〇様を階層として登録する場合
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP","〇〇株式会社","","","","","","",""
"","GROUP","〇〇部","","","","","","",""
"","","USER","〇〇様","","","","","","",""
● 作成例
コピーして利用する際は、各項目を修正した上でご利用ください。
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP", "〇〇株式会社","03-XXXX-XXXX","","03-XXXX-XXXX","abcde@aaaaa.co.jp","","","重要取引先"
"","USER","□□様","","090-YYYY-YYYY","","fghij@aaaaa.co.jp","","営業部","部長"
"","USER","△△様","","080-ZZZZ-ZZZZ","","klmno@aaaaa.co.jp","","営業部","課長"
1.4 簡単な作成方法
CSVデータの作成は、BIZTEL管理画面からダウンロード可能なCSVデータをダウンロードしていただくと簡単に作成可能です。下図のように電話帳に数件データが登録されている状態で「CSVダウンロード」ボタンをクリックします。
ダウンロードしたCSVデータを開くと以下の様になっています。
※電話番号は伏字にしていますが、データ上は正常な番号として表示されます。
※CSVファイルをExcelで開くと形式が崩れる可能性が高いため、テキストエディタ等の正常にファイルを参照できるアプリケーションで操作ください。
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP","株式会社〇〇","0311111111","","","","","",""
"","GROUP","営業部","","","","","","",""
"","","USER","Aさん","","090********","","","","",""
"","","USER","Bさん","","080********","","","","",""
"","GROUP","総務部","1234","","","","","",""
"GROUP","＊＊チーム","","","","","","",""
"","USER","Xさん","1000","","","","","",""
"","USER","Yさん","1001","","","","","",""
ダウンロードしたデータ行をコピーして情報を入力することで、簡単に登録が可能です。
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP","株式会社〇〇","0311111111","","","","","",""
"","GROUP","営業部","","","","","","",""
"","","USER","Aさん","","090********","","","","",""
"","","USER","Bさん","","080********","","","","",""
"","GROUP","総務部","1234","","","","","",""
"GROUP","＊＊チーム","","","","","","",""
"","USER","Xさん","1000","","","","","",""
"","USER","Yさん","1001","","","","","",""
"GROUP","＃＃チーム","","","","","","","" ★この行を追加
"","USER","Zさん","2000","","","","","","" ★この行を追加
"","USER","AAさん","2001","","","","","","" ★この行を追加
アップロードする方法は、電話帳をアップロードする場所により異なりますので、以下を参照ください。
共通電話帳にアップロードする場合：2. 共通電話帳にCSVファイルをアップロードする
個別電話帳にアップロードする場合：3. 端末電話帳にCSVファイルをアップロードする
2. 共通電話帳にCSVファイルをアップロードする
共通電話帳にCSVファイルをアップロードする方法を紹介します。
手順１．BIZTEL管理画面より「共通設定」>「共通電話帳」をクリックします。
手順２．「共通電話帳」をクリックすると、画面右側にメニューが表示されます。
手順３．「ファイル選択」をクリックし、アップロードするCSVファイルを選択します。
手順４．「CSVアップロード」をクリックします。
CSVファイルの内容が共通電話帳に反映されていれば登録完了です。
ソフトフォン上でも反映されている事をご確認ください。
3. 端末電話帳にCSVファイルをアップロードする
手順１．BIZTEL管理画面より「電話端末」>「電話端末」をクリックします。
手順２．設定する電話端末をクリックします。
手順３．上部のタブから「電話帳」をクリックします。
手順４．「端末電話帳」をクリックすると、画面右側にメニューが表示されます。
手順５．「ファイル選択」をクリックし、アップロードするCSVファイルを選択します。
手順６．「CSVアップロード」をクリックします。
CSVファイルの内容が端末電話帳に反映されていれば登録完了です。
ソフトフォン上でも反映されている事をご確認ください。
※CSVアップロード時、アップロードするCSVファイル内に以下の特殊文字が含まれている場合、無視してアップロードされます。
^@ (\0)、^G (\a)、^H (\b)、^I (\t)、^K (\v)、^L (\f)、^[ (\e)
4. CSVファイルのアップロードが失敗する場合
CSVファイルのアップロードに失敗した場合、以下のエラーが出力されます。
「OK」をクリックするとCSVファイルがダウンロードされます。
4.1 エラー内容の見方
エラー時にダウンロードしたCSVファイルを開くと以下のように表示されます。
| フィールド名 | エラーメッセージ |
|---|---|
| エラーとなっている項目 | エラー内容 |
4.2 エラー一覧・対応方法
エラーの一覧は以下となります。
出力された内容に応じてCSVファイルをご確認ください。
| エラーメッセージ | エラー発生理由 | 修正方法 |
|---|---|---|
| ヘッダーのみでデータがありません | ヘッダー以下に電話帳データの記載がない | アップロードするCSVデータの内容を記載してください。 |
|
（ヘッダ名）：ヘッダーがない、またはヘッダーの文字列が正しくありません ※BIZTELバージョン 3.10.0 以降で表示されます。 |
ヘッダー行がない、もしくはヘッダー行に記載した名称が不正です | （ヘッダ名）に問題のあるヘッダー名が記載されるため、該当のヘッダー名を正しい内容に修正してください。 |
| node_type:GROUPとUSER以外は指定できません | 「node_type」が空欄またはGROUP、USER以外 | 「node_type」にGROUPまたはUSERを記載してください。 |
| 親の電話帳が不正です | 階層構造の上位に存在する電話帳が空欄または不正 | 階層構造の上位に存在する電話帳の「node_type」にGROUPを記載してください。 |
| parent_address_book:アドレスの配下にグループまたはアドレスを作成することはできません | 階層構造の上位に存在する電話帳が空欄またはUSER | 階層構造の上位に存在する電話帳の「node_type」にGROUPを記載してください。 |
| name:値がありません | 「name」が空欄 | 「name」に電話帳の名前を記載してください。 |
| name:'null'は利用できない文字です | 「name」にnullを記載 | 「name」にnull以外の電話帳の名前を記載してください。 |
| tell:書式が正しくありません | 「tell」に半角数字以外を記載 | 「tell」に半角数字を記載してください。 |
| cell:書式が正しくありません | 「cell」に半角数字以外を記載 | 「cell」に半角数字を記載してください。 |
| fax:書式が正しくありません | 「fax」に半角数字以外を記載 | 「fax」に半角数字を記載してください。 |
| メールアドレス:メールアドレス形式で指定してください | 「email」にメールアドレス形式でないものを記載 | 「email」にメールアドレス形式（xxxx@xx.xx等）を記載してください。 |
| name:1文字から255文字までにしてください | 「name」に256文字以上記載 | 「name」を指定の文字数で記載してください。 |
| tell:1文字から30文字までにしてください | 「tell」に半角数字を31桁以上記載 | 「tell」を指定の文字数で記載してください。 |
| cell:1文字から30文字までにしてください | 「cell」に半角数字を31桁以上記載 | 「cell」を指定の文字数で記載してください。 |
| fax:1文字から30文字までにしてください | 「fax」に半角数字を31桁以上記載 | 「fax」を指定の文字数で記載してください。 |
| メールアドレス:1文字から254文字までにしてください | 「email」にメールアドレス形式で255文字以上記載 | 「email」を指定の文字数で記載してください。 |
| company:1文字から255文字までにしてください | 「company」に256文字以上記載 | 「company」を指定の文字数で記載してください。 |
| branch:1文字から255文字までにしてください | 「branch」に256文字以上記載 | 「branch」を指定の文字数で記載してください。 |
| memo:1文字から500文字までにしてください | 「memo」に501文字以上記載 | 「memo」を指定の文字数で記載してください。 |
| カラムの数がヘッダーの数より少ないです | 行の項目数がヘッダーの項目数より少ない | 空欄にしたい箇所に「""」を追記してください |
| 子のインデントが２段以上下がっています | インデントが２つ以上入っており、親子関係が判定できない | 余分なインデントを削除してください |
エラー例
① エラー内容が『line 2, node_type:GROUPとUSER以外は指定できません』の場合
"node_type","name","tel","cell","fax","email","company","branch","memo"
"GROUP","〇〇株式会社","","","","","","",""
"","GROU","〇〇部","","","","","","",""
"","","USER","〇〇様","","","","","","",""
line 2 → 2階層目
node_type:GROUPとUSER以外は指定できません → GROUPが脱字でGROUとなっている。
上記から2階層目のnode_typeを修正してアップロードすると登録が可能です。
良くあるエラー
● ヘッダー行が抜けている
● 「 " 」や「 , 」などが全角になっていたり、抜けている。
● 登録に必要な項目が足りていない。（"memo"が抜けている等）
CSVファイル内のエラー箇所が不明な場合
CSVファイルをテキストエディタ等のツールで開いてみても、エラー箇所が不明な場合は、
テキスト比較ツールを利用して、正しいファイルと比較するとエラー箇所の発見がしやすいです。
5. 注意事項
・電話帳を誤って削除してしまった場合、データの復旧はできませんのでご注意ください。
・共通電話帳・端末電話帳からダウンロードしたCSVファイルをダウンロードし、修正したファイルをアップロードした場合、重複箇所は除外されませんのでご注意ください。