目的 |
電話番号を電話帳に登録しておくことで、登録した電話番号からの着信時にソフトフォン上に登録名を表示させることができます。また、ソフトフォンから登録情報をクリックして電話を掛けることもできます。 |
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対象プラン | ビジネスフォン コールセンター |
用語 |
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ポイント |
会社として共通して利用する電話番号は共通電話帳に登録し、担当者個別の連絡先は端末電話帳へと登録を使い分けることができます。 登録しておくと、ソフトフォンに表示された情報をクリックするだけで、相手に電話することができます。 登録できるアドレスの上限は1,000件です。 |
目次
1. 共通電話帳の新規登録
共通電話帳を設定することで、全てのソフトフォンから登録内容を参照可能です。
手順1.BIZTEL管理画面より「共通設定」>「共通電話帳」をクリックします。
手順2.左側にある「共通電話帳」をクリックし、「新規」をクリックします。
※「共通電話帳」をクリック後、「新規」がクリック可能となります。
手順3.各項目を入力し、「保存」をクリックします。
※BIZTELバージョン 3.2.X までのお客様は「登録」と表示されます。
※項目の詳細
※作成種別により、登録できる項目が異なります。
項目 | グループ設定 | アドレス設定 | 説明 |
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作成種別 | 〇 | 〇 |
電話帳の種別をグループかアドレスか選択します。一度登録すると変更できません。 ※グループ電話帳の階層構造は10階層に制限されています。 |
名前 | 〇 | 〇 |
重複登録ができます。 ここで登録した名称をBIZTELソフトフォンの電話帳に表示します。1~255字以内。 |
電話番号 | 〇 | 〇 |
ここで登録した電話番号をBIZTELソフトフォンの電話帳に表示します。1~30字以内。 |
携帯電話番号 | 〇 | ここで登録した携帯番号をBIZTELソフトフォンの電話帳に表示します。1~30字以内。 | |
Fax番号 | 〇 | 〇 | 付加情報として端末電話帳にFAX番号を設定します。1~30字以内。 |
メール | 〇 | 〇 |
ここで登録したメールアドレスをBIZTELソフトフォンの電話帳に表示します。メールアドレス形式で入力します。 ※BIZTELバージョン 3.4.0 以降は「送信テスト」ボタンが表示され、登録したメールアドレスのメール送信テストが可能です。 |
会社名 | 〇 | ここで登録した会社名をBIZTELソフトフォンの電話帳に表示します。1~255字以内。 | |
部門名 | 〇 | 付加情報として端末電話帳に部門名を設定します。1~255字以内。 | |
メモ | 〇 | 〇 | 自由入力欄。1~500字以内。 |
手順4.「保存しますか?」と表示される為、「OK」をクリックします。
※BIZTELバージョン 3.2.X までのお客様は「登録しますか?」と表示されます。
登録内容が「共通電話帳」の下に紐づいて表示されていれば登録完了です。
なお、作成種別がグループの場合はファイルアイコン、アドレスは人アイコンで表示されます。
共通電話帳にCSVファイルをアップロードして新規登録を行う手順は「2.電話帳データのアップロード」を参照ください。
2. 端末電話帳の新規登録
端末電話帳を設定することで、設定した電話端末のソフトフォン上で登録内容を参照可能です。
手順1.BIZTEL管理画面より「電話端末」>「電話端末」をクリックします。
手順2.端末電話帳を設定する電話端末をクリックします。
手順3.上部タブより「電話帳」をクリックします。
手順4.左側にある「端末電話帳」をクリックし、「新規」をクリックします。
※「共通電話帳」をクリックした後、「新規」がクリック可能となります。
※こちらの画面では「共通電話帳」の参照は可能ですが、編集はできません。
以降の手順は、「1. 共通電話帳の新規登録」を参照ください。
登録内容は「端末電話帳」の下に紐づいて表示されます。
また、作成種別がグループの場合はファイルアイコン、アドレスは人アイコンで表示されます。
※端末電話帳のファイルアイコンは黄色で表示されます。
端末電話帳にCSVファイルをアップロードして新規登録を行う手順は「2.電話帳データのアップロード」を参照ください。
3.階層設定について
作成済のグループの下位にグループやアドレスを新規登録し、電話帳を階層構造に設定することが可能です。
手順1.左側にある、階層設定を行いたいグループをクリックし、「新規」をクリックします。
手順2.各項目を入力し「保存」をクリックすると、新規登録内容が指定したグループの下位に紐づきます。
※BIZTELバージョン 3.2.X までのお客様は「登録」と表示されます。
なお、「配置変更」で登録済のグループおよびアドレスを任意の階層に移動させることも可能です。
「配置変更」の手順の詳細は「登録内容の配置変更」を参照ください。
4. 電話帳の編集・複製・削除・配置変更
電話帳編集画面にて登録した電話帳の編集が可能です。
登録内容の編集
編集したいグループもしくはアドレスをクリックして、右上の「編集」をクリックすることで登録内容を編集できます。
登録内容の複製
複製したいアドレスをクリックして、右上の「複製」をクリックすることで、登録情報を引き継いだ状態で新規登録の画面に遷移します。
※グループは複製できません。
登録内容の配置変更
左側のいずれかの登録内容をクリックして、「配置変更」をクリックすることでグループやアドレスの並び順を変更できます。
移動させたい登録内容をドラッグアンドドロップして、任意の場所に移動させることができます。
登録内容の削除
削除したいグループもしくはアドレスをクリックして、右上の「削除」をクリックすることで登録内容を削除できます。
※グループを削除した場合、グループに紐づく登録内容も削除されるためご注意ください。
登録内容の一括削除
左側の「共通電話帳」もしくは「端末電話帳」をクリックし、右側に表示される「一括削除」をクリックすること登録されている全ての電話帳を一括削除することができます。
※削除した電話帳は元に戻すことができません。 削除を行う前にCSVダウンロードを行うことを推奨します。
5. 電話帳の更新について
共通電話帳、端末電話帳に登録した情報は、ソフトフォンの「電話帳」タブに表示がされます。
登録した電話帳がソフトフォンの電話帳に反映されていない場合は、右下の「更新」ボタンをクリックします。
6. CSVダウンロード
登録した電話帳データをCSVファイル形式でダウンロードすることができます。
左側の「共通電話帳」もしくは「端末電話帳」をクリックし、右側に表示される「CSVダウンロード」をクリックします。
CSVデータは以下のような形式でダウンロードされます。