| 目的 |
「電話端末」「着信グループ」「IVR」「コールセンター」の着信設定で共通で使用できるガイダンスや転送設定の登録・編集・削除を行います。 |
|---|---|
| 対象プラン |
|
| 用語 |
【共通着信ルール】 共通で仕様する着信ルールを登録・編集・削除が行えます。 【個別着信ルール】 リソース内で利用可能な着信ルールを登録・編集・削除が行えます。 【ボイスメール（留守番電話）】 BIZTELからの音声ガイダンス後、伝言メッセージを録音して頂き送付する機能です。 |
| ポイント |
あらかじめ着信ルールの設定に必要なガイダンスや転送先は登録しておいてください。 必要なガイダンスは、共通ガイダンスか個別ガイダンスから選択してください。 ガイダンスについての詳細は「1.共通ガイダンスと個別ガイダンス」を参照ください。 |
目次
1. 共通着信ルールの適用可能箇所
共通着信ルールで登録したルールは以下の画面で利用可能です。
| メニュー名 | タブ名 | 項目名 |
|---|---|---|
| 電話端末 | 着信設定 | 非通知着信 |
| 応答不能設定 | ||
| 個別時間帯ルール | なし | |
|
着信グループ IVR コールセンター業務 |
着信設定 | 非通知着信 |
| 同時通話 | ||
| 応答不能設定 | ||
| 個別時間帯ルール | なし | |
| 着信ルーティング | 自動適用 | 自動適用 |
| 共通時間帯ルール | 時間帯ルール | なし |
2. 共通着信ルールの設定
2.1 新規作成
手順１．BIZTEL管理画面より「共通設定」>「共通着信ルール」をクリックします。
手順２．「新規」をクリックします。
手順３．必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
※ご利用バージョンによっては「登録」と表示されます。
| 着信ルール名 | 255文字以内で任意の値を入力ください。 |
|---|---|
| 着信ルール種別 |
5つの動作から選択ください。 ・ビジー お客様へ（ツー、ツー）と話中の音を鳴らし切断します。 ・ガイダンス ガイダンスを再生します。 ・ガイダンス + ボイスメール ガイダンスを再生し、ボイスメール（留守番電話）を起動します。 ・ガイダンス + 転送 ガイダンスを再生し、転送します。 ・転送 ガイダンスは再生されず、転送します。 |
| ガイダンス名 |
再生するガイダンスを選択します。 「ガイダンス」「ガイダンス + ボイスメール」「ガイダンス + 転送」を選択時に表示されます。 |
| メール |
ボイスメールを送信するメールアドレスを入力します。 「ガイダンス + ボイスメール」を選択時に表示されます。 |
| 転送先 |
BIZTEL内に登録されている内線番号、もしく電話番号を直接入力で転送先を決定します。 「ガイダンス + 転送」「転送」を選択時に表示されます。 ※BIZTEL内に登録されている内線番号はプルダウンから選択ください。 |
| メモ | 500文字以内でご自由にご記入ください。 |
手順４．「保存しますか？」の表示後、「OK」をクリックします。
※ご利用バージョンによっては「登録しますか？」と表示されます。
以上で作成は完了です。
編集・複製・削除
作成済みルールの編集は、表示されている共通着信ルールの行をクリックし、「編集」から操作ください。
複製する場合は、画面右上「複製」ボタンから操作ください。設定内容などは引き継がれた状態から登録可能です。
複製する場合は、画面右上「削除」ボタンから操作ください。
2.2 BIZTEL標準用意の着信ルール
BIZTELでは、以下の共通着信ルールを用意していますので、必要に応じてご利用ください。
| 名称 | 種別 | 内容 |
|---|---|---|
| ビジー | ビジー | お客様へ（ツー、ツー）と話中の音を鳴らし切断します。 |
| 不在ガイダンスを流す | ガイダンス | 現在、電話に出ることができません。 大変申し訳ございませんが、もう一度お掛け直しください。 |
| 営業時間外ガイダンス（09:00～17:00）を流す | ガイダンス | お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。営業時間は、土日、祝日を除く平日午前9時から午後5時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しください。お電話ありがとうございました。 |
| 営業時間外ガイダンス（09:00～18:00）を流す | ガイダンス | お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。営業時間は、土日、祝日を除く平日午前9時から午後6時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しください。お電話ありがとうございました。 |
| 営業時間外ガイダンス（09:00～18:30）を流す | ガイダンス | お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。営業時間は、土日、祝日を除く平日午前9時半から午後6時半までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しください。お電話ありがとうございました。 |
| 回線集中ガイダンスを流す | ガイダンス | 現在、電話が大変込み合っております。 申し訳ございませんが、しばらく経ってからお掛け直しください。 |
| 番号通知依頼ガイダンスを流す | ガイダンス | お電話ありがとうございます。 恐れ入りますが、電話番号の前に「１、８、６」をつけておかけ直しください。 |
2.3 ボイスメール（留守番電話）について
ボイスメールは、お客様へガイダンス再生後に録音メッセージを残してもらい、録音データを指定の宛先（メールアドレス）へ送信する機能です。
| 送信メール例 |
|---|
|
件名 [BIZTEL]: 内線 7061 に1通の新しいメッセージが録音されました -------------------------------------------------------- 本文 新しいメッセージが録音されました。 添付ファイルをご確認ください。 宛先 ： 7061 発信者 ： "03XXXXXXXX" <03XXXXXXXX> 日時 ： Tuesday, June 18, 2020 at 11:56:09 AM 秒数 ： 0:07 -------------------------------------------------------- 添付ファイル：msg0001.wav |
ボイスメール利用時の注意事項
・録音メッセージに残せる時間は180秒が上限です。
※録音中に「#」プッシュすると録音途中で通話を切断することが可能です。
・無音が10秒間継続すると通話が終了したと見なされ切断されますのでご注意ください。
※BIZTELバージョン 3.9.0 以降、無音が10秒間以上継続した場合でも180秒間は通話が継続します。
・BIZTELバージョン 3.8.X まで、録音データの生成には 2秒以上の音声 が必要です。
BIZTELバージョン 3.9.0 以降、音声有無に関わらず 通話開始から2秒経過した時点 で録音データが生成されます。
・ボイスメールの通知内容は変更できません。
・BIZTELバージョン 2 から、BIZTELバージョン 3 へバージョンアップした場合、Fromアドレスが変更されますので、メールサーバやご利用メーラーでのフィルタ設定を改めてご確認ください。
3. 個別着信ルールの設定
「電話端末」「着信グループ」「IVR」「コールセンター業務」での個別着信ルールの設定箇所を紹介します。
※上図は電話端末となりますが、「着信グループ」「IVR」「コールセンター業務」でも同様に上部のタブに「個別着信ルール」の設定箇所がございます。
手順１．「個別着信ルール」をクリックすると、編集画面が表示されますので「新規」をクリックします。
手順２．登録画面が表示されますので、必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
※設定内容は「2.1 新規作成（手順３）」と同様です。