| 目的 |
営業時間外や不在応答設定等、特定のガイダンスの作成方法を紹介します。 |
|---|---|
| 対象プラン |
|
| 用語 |
【 ボイスメール 】 BIZTELへ着信時に発信者が留守番メッセージを残すことができます。 |
| ポイント |
ボイスメールの機能を用いることにより、BIZTEL機能だけでガイダンス作成が可能です。 |
目次
1. 登録できる音声ファイル形式
BIZTELに登録可能な音声ファイル形式は以下となります。
| ファイル形式 | WAVE形式（拡張子 .wav） |
|---|---|
| データ形式 | PCM |
| サンプリング周波数 | 8kHz |
| ビット数 | 16ビット |
| チャネル | 1（モノラル） |
| データサイズ | 60MBまで |
2. 音声ガイダンスの作成方法
音声ガイダンスの作成方法をいくつか紹介します。
● 市販の録音作成・編集ソフトを用いて録音する。
市販の有償・無償のソフトを用いて上記の登録可能なファイル形式に従って作成ください。
尚、フリーソフトの操作方法などについてはサポート対象外となりますのでご注意ください。
● BIZTEL 音声合成オプションを利用する。
BIZTLEにて提供可能な音声合成オプションを利用する事で音声ガイダンスを作成します。
音声合成オプションは、テキスト形式でガイダンス作成が可能です。
手順や料金の詳細は以下をご確認ください。
音声合成オプションマニュアル：1.共通ガイダンスと個別ガイダンス（3.音声合成 ※オプション契約）
料金：BIZTEL料金表
● BIZTEL のボイスメール機能（留守電機能）を利用する。
BIZTELの標準機能であるボイスメール機能（留守電機能）を利用する事で音声ガイダンスを作成する事も可能です。
本マニュアルでは、このボイスメール機能を用いた作成方法を紹介します。
3. ボイスメール機能を用いてガイダンスを作成する
ボイスメール機能を用いてガイダンスを作成する手順をご案内します。
● 音声ガイダンスの作成から適用までの流れ
ボイスメールを用いて音声ガイダンスの作成から適用までは、以下の手順を行う必要があります。
| 共通着信ルールの作成 | 音声ガイダンスを録音する為の共通着信ルールを作成します。 |
|---|---|
| 着信グループの作成 | 音声ガイダンスを録音する為の着信グループを作成します。 |
| 着信グループの着信設定 | 着信グループにボイスメール（留守番電話）を設定します。 |
| 音声の吹き込み | 実際に音声をボイスメールに吹き込みます。 |
| ボイスメール受信 | ボイスメールを受信し、音声ファイルをダウンロードします。 |
| 共通ガイダンスの作成 | ダウンロードした音声ファイルをBIZTE上で利用可能な状態にします。 |
| 共通着信ルールの作成 | 音声ファイルをコールセンター等に適用可能な状態にします。 |
| 音声ガイダンスの適用 | 実際に音声ガイダンスを適用します。 |
3.1 ボイスメールを適用する為の着信ルールを作成する
着信グループにボイスメールを設定する為の着信ルールを作成します。
手順１．BIZTEL管理画面より、「共通設定」>「共通着信ルール」をクリックします。
手順２．「新規」をクリックします。
手順３．必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
| 着信ルール名 | 録音作成用など分かりやすい名称で登録ください。 |
|---|---|
| 着信ルール種別 | 「ガイダンス + ボイスメール」を選択します。 |
| ガイダンス名 | 標準で用意されている「04_不在（メッセージ依頼）」を選択します。 |
| メール | 音声ファイルを送信するメールアドレスを入力ください。 |
| メモ | 500字以内でご自由に入力ください。 |
手順４．「保存しますか？」と表示後、「OK」をクリックします。
以上で着信ルールの作成は完了です。
3.2 録音用の着信グループを作成する
手順１．BIZTEL管理画面より、「グループ」>「着信グループ」をクリックします。
手順２．「新規」をクリックします。
手順３．必要事項を入力し、「保存」をクリックします。
| 着信グループ名 | 録音作成用など分かりやすい名称で登録ください。 |
|---|---|
| 内線番号 | 5000~5999の空き番号で登録ください。 |
| ダイヤルイン番号 | 録音用の内線通話のみの利用なので「選択なし」で登録ください。 |
| メモ | 500字以内でご自由に入力ください。 |
手順４．「保存しますか？」と表示後、「OK」をクリックします。
以上で録音用の着信グループの作成は完了です。
続けて、ボイスメールの設定をします。
※ボイスメールの設定のみ実施する為、所属端末の設定は必要ありません。
3.3 ボイスメールの設定
作成した着信グループにボイスメールの設定を行います。
手順１．作成した着信グループにて、「着信設定」をクリックします。
手順２．「編集」をクリックします。
手順３．以下の設定項目を編集し、「保存」をクリックします。
| 不在着信時ルール | 「設定する」を選択します。 |
|---|---|
| 不在判定（秒） | 「0」のままで問題ありません。 |
| 応答不能時ルール | 「個別に設定する」を選択します。 |
| 着信ルール | 手順3.1 にて作成した着信ルールを選択します。 |
手順４．「保存しますか？」と表示後、「OK」をクリックします。
以上でボイスメールの設定は完了です。
4. 録音データを吹き込む
音声ガイダンスの元になる音声ファイルを作成します。
● 録音イメージ
手順１．作成した着信グループの内線番号宛に電話端末から発信します。
※ハードフォン・ソフトフォンなど機種は問いません。
手順２．録音用に設定したガイダンスが流れた後、再生したいガイダンスをメッセージに残します。
● 録音内容の例
例）ただいまの時間は営業時間外となっております。平日 09:00から17:00にて再度お掛け直しください。
例）12月27日から1月3日までは休業期間となっております。恐れ入りますが1月4日09:00以降でお掛け直しください。
録音メッセージに残せる時間は180秒が上限です。
また、無音が10秒間継続すると通話が終了したと見なされ切断されますのでご注意ください。
※録音データの生成には 2秒以上 の音声が必要です。
手順３．通話を切断します。
5. 録音データのダウンロード・アップロード
録音した音声ファイルをダウンロードし、BIZTELへアップロードします。
手順１．登録したメールアドレス宛にボイスメールが届いている事を確認します。
※届いていない場合、迷惑メールフォルダなどに分類されていないかご確認ください。
● メール例
|
件名：[BIZTEL]: 内線 XXXX に1通の新しいメッセージが録音されました ------------------------------------------------------------------------------------ 本文 新しいメッセージが録音されました。 ------------------------------------------------------------------------------------ 添付ファイル：msgXXXX.wav |
手順２．添付された音声ファイルをダウンロードします。
手順３．BIZTEL管理画面より「共通設定」>「共通ガイダンス」をクリックします。
手順４．「新規」をクリックします。
手順５．ダウンロードした音声ファイルをアップロードして「保存」をクリックします。
| ガイダンス名 | 任意の名称を登録します。 |
|---|---|
| ファイル | ダウンロードした音声ファイルを選択します。 |
| ファイルサイズ | 自動計算されます。 |
| メモ | 500文字以内でご自由に入力ください。 |
手順６．「保存しますか？」と表示後、「OK」をクリックします。
6. 作成した音声ガイダンスを用いた設定例
作成したガイダンスを用いた設定例は以下を参照ください。
1.長期休業日の設定を行いたい
1.IVRのガイダンス設定
1.コールセンターのガイダンス設定